بررسی فنی هزینه های تعمیرات و نگهداری

برای برنامه‌ریزی فعالیت‌ها و نیروی کاری امور مهندسی و هزینه نگهداری و تعمیرات ساختمان، لازم است هنگام بودجه‌بندی سال آینده، اهداف آن به‌طور دقیق مشخص و تعیین شود؛ این اهداف می‌تواند اجرای برنامه نگهداری و تعمیرات، تکمیل پروژه‌های مخصوص و اجرای تعمیرات کلی برنامه‌ریزی‌شده را در بر گیرد.

با توجه به این اهداف و بررسی وضعیت موجود واحد نگهداری و تعمیرات، می‌توان برنامه کاری و نیازهای آن را تعیین کرد. در پی این بررسی ممکن است به این نتیجه رسید که تعمیر نقص‌های بدون فوریت تا زمان مناسب به تعویق بیفتد، یا با توجه به شرایط موجود از نیرو و خدمات قراردادی استفاده شود؛ به این ترتیب برنامه مدیر واحد نگهداری و تعمیرات مشخص می‌شود.

یکی دیگر از اهدافی که می‌توان در نظر گرفت، کاهش منابع تخصیص‌یافته به تعمیرات اتفاقی و اصلاحی و افزایش منابع تخصیص‌یافته به تعمیرات پیشگیرانه برنامه‌ریزی‌شده است؛ همچنین با توجه به شرایط اقتصادی کشور، لحاظ کردن نرخ تورم و تاثیر آن بر قیمت اجناس و حقوق کارکنان، در برنامه‌ریزی بودجه نگهداری و تعمیرات ضروری است.

با تاکیدی که همواره بر استفاده از نگهداری و تعمیرات پیشگیرانه می‌شود و مهم‌ترین مزیت آن مشخص‌بودن زمان و نحوه انجام کار عنوان می‌گردد، بررسی و تجزیه‌وتحلیل فنی-اقتصادی امور نگهداری و تعمیرات در هر یک از روش‌های معمول آن، امری اجتناب‌ناپذیر است؛ چراکه تنها از این طریق می‌توان به یک نظام نگهداری و تعمیرات معقول و منطقی دست یافت.

برنامه‌ریزی بودجه، کنترل هزینه‌ها و در نهایت بررسی و آنالیز فنی-اقتصادی راهبری، نگهداری و تعمیرات، به دلیل نبود آموزش‌های لازم در این خصوص، معمولاً کار دشواری است؛ از این رو کنترل هزینه‌ها هم مانند به‌کارگیری روش‌های جدید، مستلزم آموزش افراد مسئول است.

برنامه‌ریزی بودجه باید با در نظر گرفتن اهداف و جهت‌گیری مالی سازمان و با انعطاف‌پذیری کافی تهیه شود تا اعمال تغییرات در جزئیات آن، برای تناسب و توازن بودجه در بخش‌های مختلف، امکان‌پذیر باشد.

اگر اهمیت بودجه‌بندی و تجزیه‌وتحلیل فنی-اقتصادی به‌خوبی شناخته شود، مشخص می‌شود این کار فقط برای پیش‌بینی و کنترل مخارج نیست، بلکه پیش‌بینی و برنامه‌ریزی فعالیت‌ها و بهینه‌سازی روش‌های کار هم از مسائلی هستند که با بررسی و تجزیه بودجه امکان‌پذیر می‌شوند.

ضمناً باید توجه داشت این قواعد کلی، از نظر جنبه‌های اجرایی در واحدهای صنعتی و خدماتی مختلف، ممکن است متفاوت باشند؛ این تفاوت‌ها به‌ویژه به ابعاد امور مهندسی نگهداری و تعمیرات همان واحد صنعتی یا خدماتی مربوط می‌شود.

طبقه‌بندی هزینه‌ها

هزینه‌یابی و برنامه‌ریزی بودجه برای بخش نگهداری و تعمیرات شامل موارد زیر است:

۱- جمع‌آوری اطلاعات در مورد:

• هزینه ماهیانه کارکرد نیروی انسانی به‌کارگرفته‌شده
• هزینه ماهیانه مواد و قطعات یدکی مصرف‌شده
• هزینه‌های ماهیانه استهلاک ابزار و لوازم
• هزینه‌های ماهیانه عمومی و متفرقه
• کل هزینه‌های ماهیانه نگهداری و تعمیرات

۲- محاسبه هزینه‌های یک ساعت کار تعمیراتی

۳- محاسبه هزینه‌های ماهیانه نگهداری و تعمیرات دستگاه‌ها، تجهیزات و مکان‌های مختلف مورد سرویس، به تفکیک

۴- تخصیص هزینه‌ها به مواد مختلف آن

۵- جمع‌آوری اطلاعات درباره نگهداری و تعمیرات اصلاحی دستگاه‌ها و تجهیزات، در نیازهای مالی مربوطه و تخصیص بودجه به آن‌ها

به این ترتیب، به‌وسیله هزینه‌یابی می‌توان موارد زیر را مشخص کرد:

• نرخ مصرف بودجه در بخش‌های مختلف
• میزان تفاوت آن‌ها نسبت به مقادیر از‌پیش‌تعیین‌شده
• در مورد دستگاه‌ها، تجهیزات و مکان‌های مشابه، بررسی دلایل تفاوت‌های فاحش هزینه‌ها و در نتیجه آن، بررسی وضعیت فنی و برنامه‌ریزی برای اجرای عملیات اصلاحی به‌منظور کاهش هزینه‌های آتی

برای تجزیه‌وتحلیل فنی-اقتصادی عملیات راهبری، نگهداری و تعمیرات و کاهش منابع تخصیص‌یافته به تعمیرات اتفاقی و اصلاحی در برابر افزایش منابع تخصیص‌یافته به تعمیرات پیشگیرانه برنامه‌ریزی‌شده، هزینه‌ها را می‌توان به شرح زیر طبقه‌بندی کرد:

1. هزینه‌های ماهیانه و سالیانه نگهداری و تعمیرات
2. هزینه‌های ماهیانه و سالیانه راهبری
3. هزینه‌های تعمیرات کلی (اساسی) به تفکیک هر دستگاه
4. هزینه‌های بازسازی
5. هزینه‌های پیش‌بینی‌نشده

سیاست‌های نگهداری و تعمیرات، از جمله برنامه‌ریزی صحیح سرویس و نگهداری مشعل‌ها، بر محور کاهش جمع این هزینه‌ها و سایر هزینه‌های متفرقه مرتبط با امور نگهداری و تعمیرات قابل تعیین است.

کدگذاری هزینه‌ها

اساس کنترل هزینه‌ها بر مبنای کدگذاری آن‌ها و کاربرد کدها در محاسبات است؛ به این ترتیب که هزینه قطعات، لوازم و مواد مصرف‌شده و نیروی انسانی به‌کاررفته، بر اساس اینکه مربوط به کدام بخش یا کدام دستگاه بوده، دسته‌بندی شده و برای هر دسته یک «کد» انتخاب می‌شود.

دسته‌بندی کلی برای کدگذاری شامل موارد زیر است:

جدول ۱: کدگذاری هزینه فعالیت‌ها

تقسیمات فوق به منظور تعیین اطلاعات دقیق از روند مصرف بودجه در بخش­های مختلف انجام می­گیرد. این کار نه تنها به طور مستقیم برای کنترل فعالیت ­های نگهداری و تعمیرات مفید است، بلکه برای فراهم نمودن زمینه اطلاعاتی لازم، جهت اتخاذ سیاست ­های تعویض قطعات و نیز برای برنامه ­ریزی بودجه آتی ضروری است.

جهت محاسبه ساعت­ های کار نیروی انسانی مربوط به اجرای برنامه­ های نگهداری و تعمیرات، همانند کدهایی که برای طبقه­ بندی کارها به کار گرفته ­می­شوند، می­توان برای نیروی انسانی مورد نیاز عملیات راهبری، نگهداری و تعمیرات نیز کدهایی به شرح زیر در نظر گرفت تا امر محاسبه را آسان­تر نماید:

 جدول 2: کد گذاری نیروی انسانی

هم­چنین برای هزینه قطعات، لوازم و مواد مصرف شده بر حسب این که مربوط به کدام برنامه یا عملیات بوده است، نیز کدهایی به شرح زیر را باید در نظر گرفت:

جدول 3: کدگذاری هزینه قطعات، لوازم و مواد

بدین ترتیب هزینه­ های مربوط به نیروی انسانی، قطعات، لوازم و مواد مصرف شده که در قسمت­های مختلف به کمک کدهای هزینه نشان داده شده است محاسبه می شود.

نحوه محاسبه و بررسی هزینه­ های ماهیانه نگهداری و تعمیرات و تهیه نمودار گرافیکی مربوط

نظر به این که محاسبه هزینه­ های انجام برنامه­ های نگهداری و تعمیرات و نیز ارزش ریالی یک ساعت کار تعمیراتی برای کنترل فعالیت ­های نگهداری و تعمیرات برای هر دوره مشخص زمانی (مثلاً ماهیانه) ضروری می­ باشد، لذا نحوه محاسبه آن به صورت زیر شرح داده می­شود:

فرم و نحوه محاسبه هزینه­ های یک ساعت کار تعمیراتی

بدیهی است هزینه یک ساعت کار تعمیراتی تنها مربوط به دستمزد مستقیمی که به کارگران فنی، استادکاران و تکنسین­های نگهداری و تعمیرات پرداخت می­شود نبوده، بلکه انواع هزینه­ های سرپرستی، کارشناسی، کارگران ساده، هزینه ­ها و مصارف عمومی، هزینه­ های استهلاک ابزار و لوازم مورد استفاده، و سایر هزینه ­های غیر مستقیم مربوط به قسمت نگهداری و تعمیرات نیز باید در محاسبه هزینه انجام یک ساعت کار تعمیراتی ملحوظ باشد.

شکل 1: فرم محاسبه هزینه های کی ساعت کار تعمیراتی

در شکل شماره 1 روش مناسبی برای محاسبه این هزینه ارائه شده. لازم است در هر ماه با استفاده از این فرم عدد مربوط به هزینه اجراء یک ساعت کار تعمیراتی محاسبه شود. بدیهی است اطلاع از هزینه اجراء یک ساعت کار تعمیراتی شاخص مناسبی نیز برای کنترل هزینه­ های نگهداری و تعمیرات و بهینه­ سازی روش­های مربوط می­باشد.

در این فرم علامت O مشخص کننده ردیف­های مورد اشاره می­باشد که دایره (1) و دایره (2) به ترتیب شماره و تاریخ فرم و دایره (3) ماه مورد محاسبه است، عدد مربوط به دایره (4) عبارت از جمع هزینه دستمزد مستقیم کار در ماه مربوطه بوده، و اعداد مربوط به دایره­های (5) تا (10) انواع هزینه­ های بالاسری در نگهداری و تعمیرات را شامل می­شود. عدد دایره (11) جمع هزینه­ های مستقیم و بالاسری می­باشد. در دایره (12) جمع ساعات کار اجراء شده توسط کارگران و استادکاران اجرایی نگهداری و تعمیرات یادداشت می­شود. در دایره­های (13)، (14)، (15) اعداد مربوط به هزینه­ های مستقیم، هزینه­ های بالاسری و سرانجام جمع هزینه­ های یک ساعت کار تعمیراتی به ترتیب بر اساس رابطه­ های ارائه شده قابل محاسبه می­باشند.

فرم و نحوه محاسبه هزینه ­های ماهیانه نگهداری و تعمیرات

مخارج بخش نگهداری و تعمیرات شامل هزینه­ های نیروی انسانی، هزینه­ های لوازم و سایر هزینه­ های متعلقه می­باشد.

هدف از محاسبه هزینه ماهیانه نگهداری و تعمیرات، کنترل هزینه­ های می­باشد. توسط محاسبه هزینه، می­توان عملکرد واقعی را با پیش­بینی موجود در برنامه مقایسه نمود. محاسبه هزینه ­های ماهیانه به همراه هزینه یک ساعت کار تعمیراتی محاسبه شده به شرح قسمت «الف» شاخص و مبنایی برای تجزیه و تحلیل فنی – اقتصادی روش­های راهبری، نگهداری و تعمیرات به کار رفته و نهایتاً بهینه ­سازی آن­ها می­باشد.

شکل 2: گزارش هزینه های نگهداری و تعمیرات

در شکل شماره 2، روش محاسبه هزینه­ های ماهیانه ارائه شده است. لازم است در هر ماه با استفاده از این فرم اعداد مربوط به این هزینه ­ها و نهایتاً جمع کل هزینه­ های ماهیانه نگهداری و تعمیرات را به شرح زیر محاسبه نمود:

هزینه­ های نیروی انسانی:

کد هزینه مربوط به دسته ­بندی بخش­های مختلف مذکور در جدول 2 ( کد گذاری هزینه ­ها) می باشد. حقوق و سایر مزایا، مربوط به کارکنان و افراد بخش نگهداری و تعمیرات بوده که از شکل 1 قابل استخراج است. خدمات قراردادی عبارت از هزینه­ های اجرتی یا قراردادی بخشی از کارها (از قبیل اجرت تراشکاری، سیم­ پیچی موتورها، تنظیم درجه­ ها و…) توسط افراد خارج از بخش نگهداری و تعمیرات و سایر مؤسسات می­باشد. هزینه ­های سربار شامل هزینه بیمه، لباس کار، کفش کار و… است.

هزینه‌های لوازم و مواد:

کد هزینه مربوط به دسته‌بندی بخش‌های مختلف مذکور در جدول ۳ (کدگذاری هزینه‌ها) است. هزینه‌های ورود و خروج لوازم، قطعات و مواد مصرفی از فرم‌های مختلف انبار استخراج و در مقابل کدهای هزینه مربوطه وارد می‌شود؛ هزینه‌های سربار در این قسمت شامل مواد و مصالح با مصرف عمومی مانند چسب، سنباده، گریس و پارچه است.

سایر هزینه‌ها:

کد هزینه مربوط به دسته‌بندی بخش‌های مختلف مذکور در جدول ۱ (کدگذاری هزینه‌ها) است. هزینه‌های حمل‌ونقل و اتفاقات غیرقابل‌پیش‌بینی که در عناوین ستون‌ها و ردیف‌های شکل ۲ نمی‌گنجند، در این قسمت درج می‌شوند. پس از محاسبه جمع کد هزینه ۲۱۷ و ۲۱۸ و احتساب ضریب بالاسری قرارداد، جمع کل سایر هزینه‌ها به دست می‌آید.

جمع موارد بالا، کل مخارج بخش نگهداری و تعمیرات — شامل هزینه‌های نیروی انسانی، لوازم و مواد و سایر هزینه‌ها — را نشان می‌دهد.

خلاصه گزارش هزینه‌های ماهیانه نگهداری و تعمیرات

از این گزارش (شکل ۳) می‌توان برای تجزیه‌وتحلیل هزینه‌های انجام‌شده استفاده کرد و با بررسی مداوم، نقاطی را که نشان‌دهنده روند رو به افزایش هزینه هستند شناسایی کرد. این گزارش برای مقاصد بودجه‌ای هم کاربرد دارد و بخش‌هایی را که در آینده مخارج تعمیراتی بیشتری خواهند داشت مشخص می‌کند.

شکل ۳: خلاصه گزارش هزینه‌های ماهیانه نگهداری و تعمیرات

مزیت نخست تهیه گزارش ماهیانه، نمایش بخش‌هایی است که علاوه بر بخش‌های دارای بودجه تخصیصی، نیاز به منابع بیشتری خواهند داشت.

جمع‌آوری روند تعدادی از گزارش‌های ماهیانه می‌تواند روندهای بلندمدت‌تر را هم مشخص کند؛ برای ارزیابی تغییرات بلندمدت در هزینه‌های تعمیراتی، نیاز به رسم دیاگرام روند هزینه مواد و کار، صرفه‌جویی ماهیانه یا گزارش کلی پایان سال است.

زمانی که منطقه خرابی توسط روند گزارش‌ها مشخص شد، بررسی‌هایی شامل مقایسه مجموع نفرساعت تخمین‌زده‌شده با آنچه عملاً موردنیاز بوده، انجام می‌گیرد؛ همین اصل برای بررسی استهلاک تجهیزات در تعمیرات و نگهداری هم کاربرد دارد.

گزارش گرافیکی هزینه‌های ماهیانه نگهداری و تعمیرات

این گزارش هزینه‌های مصرف‌شده در هر ماه را به‌صورت نمودار میله‌ای ارائه می‌کند؛ به این صورت که کلیه هزینه‌های مصرف‌شده بر اساس شکل‌های شماره ۱ و ۲ محاسبه و به‌صورت نمودار نمایش داده می‌شوند: در محور افقی ماه موردنظر و در محور عمودی هزینه صرف‌شده. در نمودارهای میله‌ای می‌توان هم‌زمان هزینه‌های مربوط به هرکدام از دسته‌بندی‌های کدگذاری‌شده را برای مقایسه با یکدیگر نمایش داد.

شکل ۴: گزارش گرافیکی هزینه یک ساعت کار تعمیراتی در هر ماه

نحوه محاسبه و بررسی هزینه‌های قطعات و مواد و تهیه نمودار گرافیکی مربوطه

عوامل موثر در تعیین میزان اقتصادی‌بودن تعمیرات پیشگیرانه در مقایسه با تعمیرات اضطراری، همان عوامل هزینه‌های نگهداری و تعمیرات هستند که عبارت‌اند از:

۱– هزینه‌های نیروی انسانی برای انجام امور نگهداری و تعمیرات۲- هزینه‌های مصالح مصرفی، قطعات و لوازم یدکی

درباره هزینه‌های نیروی انسانی و نحوه محاسبه آن، پیش‌تر بحث شد؛ در این بخش به بررسی نحوه محاسبه هزینه‌های مصالح مصرفی، قطعات و لوازم یدکی می‌پردازیم.

هدف از محاسبه هزینه‌های مصالح مصرفی، قطعات و لوازم یدکی برای اجرای برنامه‌های نگهداری و تعمیرات در یک دوره زمانی مشخص (مثلاً ماهیانه)، کنترل و اصلاح روند مصرف آن‌هاست. محاسبه این هزینه‌ها به همراه هزینه‌های نیروی انسانی و سایر هزینه‌های مرتبط، شاخصی برای تجزیه‌وتحلیل فنی-اقتصادی روش‌های راهبری، نگهداری و تعمیرات به کار می‌رود و در نهایت به بهینه‌سازی آن‌ها و بهبود وضعیت کاری دستگاه‌ها و تجهیزات تاسیساتی، از جمله تعمیر موتورخانه، چیلر تراکمی و چیلر جذبی، کمک می‌کند.

بررسی و محاسبه هزینه‌های مصالح مصرفی، قطعات و لوازم یدکی می‌تواند رهنمودی برای برنامه‌ریزی دقیق‌تر آینده باشد. این محاسبات برای ارزیابی اقتصادی دقیق جهت تعویض یا نگهداری دستگاه و سایر تجهیزات تاسیساتی به کار می‌رود؛ این ارزیابی یکی از اصولی است که مدیران باید با توجه به نوع استهلاک و هزینه‌های نگهداری و تعمیرات دستگاه در نظر بگیرند.

بسیاری از قطعات و موادی که برای نگهداری و تعمیرات پیشگیرانه استفاده می‌شوند، از نظر نوع هزینه قابل‌تشخیص‌اند؛ مثلاً روغن پمپ خلا چیلر جذبی باید به‌عنوان هزینه مستقیم در نظر گرفته شود، در حالی که گریس، سنباده و ملزومات مشابه باید در هزینه سربار قرار گیرند.

فرم ۵: فرم محاسبه هزینه‌های لوازم و مواد

در شکل ۵ روش محاسبه هزینه‌های مصالح مصرفی، قطعات و لوازم یدکی ارائه شده است. لازم است در هر ماه با استفاده از این فرم، هزینه‌های موردبحث محاسبه شود:

کد هزینه مربوط به دسته‌بندی بخش‌های مختلف مذکور در بخش کدگذاری هزینه‌هاست؛ هزینه‌های ورود و خروج لوازم، قطعات و مواد مصرفی از فرم‌های مختلف انبار استخراج شده و در ردیف‌های افقی وارد می‌شود و زیر ستون کدهای هزینه مربوطه علامت (×) گذاشته می‌شود. هزینه‌های سربار در این فرم شامل مواد و مصالح با مصرف عمومی مانند چسب، سنباده، گریس و پارچه است.

واژه‌ها و ستون‌های فرم محاسبه هزینه‌های لوازم و مواد، مطابق شماره‌های نوشته‌شده در دایره‌ها، به شرح زیر تکمیل می‌شوند:

۱- شماره مسلسل فرم محاسبه هزینه‌های لوازم و مواد | ۲- تاریخ تهیه فرم | ۳- دوره موردمحاسبه | ۴- مکان یا فضای موردهزینه‌یابی | ۵- کد مکان یا فضای موردهزینه‌یابی | ۶- دستگاه موردهزینه‌یابی | ۷- کد دستگاه موردهزینه‌یابی | ۸- نام و مشخصات کالای مصرفی | ۹- کد یا شماره نگهداری کالا در انبار | ۱۰- واحد اندازه‌گیری کالا | ۱۱- مقدار کالای مصرف‌شده | ۱۲- قیمت واحد کالا | ۱۳- قیمت کل کالا | ۱۴ تا ۱۷- کدگذاری هزینه‌ها | ۱۸ تا ۲۱- جمع کل هزینه‌های لوازم و مواد به تفکیک نوع فعالیت | ۲۳- جمع کل هزینه‌های سربار | ۲۴- جمع کل هزینه‌های لوازم و مواد و هزینه‌های سربار.

گزارش گرافیکی هزینه‌های لوازم و مواد ماهیانه فعالیت‌های نگهداری و تعمیرات

این گزارش هزینه‌های لوازم و مواد مصرف‌شده برای انجام فعالیت‌های نگهداری و تعمیرات را در هر ماه به‌صورت نمودار میله‌ای ارائه می‌کند؛ کلیه هزینه‌های صرف‌شده بر اساس فرم شکل شماره ۴ محاسبه و در محور افقی (ماه) و محور عمودی (هزینه) نمایش داده می‌شود (شکل ۶).

شکل ۶: گزارش گرافیکی هزینه‌های لوازم و مواد

در نمودارهای میله‌ای ارائه‌شده می‌توان هم‌زمان هزینه‌های مربوط به هرکدام از دسته‌بندی‌های بخش‌های مختلف (هزینه‌های لوازم و مواد به تفکیک نوع فعالیت) را برای مقایسه با یکدیگر نمایش داد. کنترل دقیق این هزینه‌ها در کنار سرویس منظم مشعل‌ها، پیگیری علت سرد نکردن چیلر و آلارم‌های چیلر تراکمی، بررسی تاثیر لیتیوم بروماید بر خوردگی چیلر جذبی، و انتخاب مدل مناسب قرارداد نگهداری موتورخانه، پایه اصلی کاهش هزینه‌های بلندمدت نگهداری موتورخانه و نگهداری تاسیسات ساختمان است؛ همین اصول در طراحی و اجرای شبکه‌های جدید، از جمله طراحی تاسیسات لوله‌کشی آب مصرفی ساختمان، طراحی شبکه لوله‌کشی ساختمان، انواع لوله‌ها در تاسیسات و جوشکاری لوله‌ها در تاسیسات، هم رعایت می‌شود تا هزینه‌های نگهداری آتی از ابتدا کاهش یابد.

برداشت از مطالب سایت تنها با ذکر منبع و لینک سایت مجاز می‌باشد